Kansiot ovat olennainen osa yrityksen tiedonhallintaa. Tehokkaan liiketoiminnan perusta on sujuva tiedonhallinta. Asiakirjojen hallinta auttaa vähentämään tiedonhallinnan haasteita.
Kansioiden käyttö tiedonhallinnassa on toimiva ratkaisu työn organisointiin, sillä niiden avulla tärkeät asiakirjat pysyvät järjestyksessä ja tieto on helposti löydettävissä. Myös yrityksen brändi-ilmeestä viestiminen onnistuu luontevasti.
Tiedonkeruun tärkeys kansioiden valmistuksessa
Kun yrityksesi tarvitsee laadukkaita ja räätälöityjä kansioita, valmistusprosessi alkaa tärkeimmällä asialla – oikeiden tietojen keräämisellä. Jokainen kansio valmistetaan asiakaskohtaisesti, ja sujuvan tuotantoprosessin takaamiseksi tarvitsemme tietoja tuotteen käyttötarkoituksesta, materiaalista ja ulkoasusta.
Ykkösmuovilla jokainen tilaus käydään läpi huolellisesti, jotta lopputuote vastaa asiakkaan tarpeita ja laatuvaatimuksia.
Kattava tietopaketti uusille asiakkaille
Tästä blogista löydät kattavan tietopaketin kansioiden hyödyntämisestä tiedonhallinnassa. Kerromme kansioiden valmistusprosessista ja esittelemme kansiovalikoimaamme kuuluvia tuotteita. Uusi asiakas – täältä löydät kätevästi tarvittavat tiedot tilauksen tekemiseen.
Toivottavasti tämä blogikirjoitus antaa sinulle hyödyllisiä tietoja ja helpottaa tilauksen tekemistä. Heräsikö kysyttävää? Ota rohkeasti yhteyttä.
Suunnittelu – asiakkaan tarpeiden kartoitus
Jokainen kansio on erilainen, ja siksi tuotteen suunnitteluvaiheessa kartoitamme asiakkaan toiveet ja käyttötarkoituksen. Kun asiakkaan toiveet on huolellisesti selvitetty, myös valmistusprosessi etenee sujuvammin. Keskeisiä kysymyksiä ovat:
✔ Käyttötarkoitus – Mihin tarkoitukseen kansiota tullaan käyttämään? Onko se tarkoitettu esimerkiksi koulun oppimateriaaleille, työpöydän papereille, arkiston asiakirjoille tai raskaanteollisuuden huoltohenkilölle? Onko kansiossa tarkoitus säilyttää materiaalinäytteitä? Vaaditaanko kansiolta esimerkiksi säänkestävyyttä? Mitkä ovat äärimmäiset olosuhteet joita tuotteen tulisi kestää?
✔ Rakenne ja koko – Kuinka paljon tietoja kansio tulee sisältämään? Minkä kokoisia asiakirjoja kansiossa halutaan säilyttää? Tarvitaanko lisätaskuja, välilehtiä, klipsejä, kantokahvoja tai muita heloja? Lisäominaisuudet voivat lisätä kansion käytettävyyttä ja toimivuutta.
✔ Materiaali – Mistä materiaalista kansio valmistetaan? Valitaanko muovipinnoitettu pahvikansio, ekologinen kartonki, voimapahvi tai täysmuovinen kansio?
✔ Suljentamekanismi – Millaisia mekanismeja kansiossa käytetään? Tarvitaanko kuminauha, magneettisuljenta tai rengasmekanismi?
✔ Painatus ja brändäys – Millainen ulkonäkö kansiolle halutaan? Haluatko tuotteeseen yrityksesi logon? Silkki- ja foliopainomme viimeistelee tuotteesi edustavasti. Myös liukuväriset valokuvatason CMYK painatukset ovat mahdollisia.
✔ Tilauserän koko – Kuinka monta kansiota tarvitaan? Tämä on olennainen osa kustannusrakennetta.
Kun nämä tiedot on määritelty, voimme siirtyä tekniseen suunnitteluun ja valmistusprosessin käynnistämiseen.
Valmistusprosessin vaiheet – mitä tietoja tarvitsemme?
Kun alkukartoitus on valmis, kansioiden valmistusprosessi alkaa. Jotta tuotanto sujuu mahdollisimman tehokkaasti, seuraavat asiat on hyvä selvittää ennen valmistuksen aloitusta:
Painoaineiston toimittaminen
Mainostoimiston suunnittelemat graafiset ohjeistukset ja painoaineistot toimitetaan viimeistään tarjouksen hyväksymisen jälkeen. Suositeltavaa olisi kuitenkin jo tarjousvaiheessa toimittaa painoaineisto, ellei painotekniikasta olla varmoja.
Joskus esimerkiksi ”yksiväriset” aineistot ovatkin ns. liukuvärejä, mikä vaatii käytännössä neliväritekniikkaa onnistuakseen. Tällaisia voivat olla, esimerkiksi kolmiulotteisen vaikutelman aikaansaamiseksi tehdyt, valon ja varjon vaihtelun efektit logossa.
Silkki- ja foliotekniikalla meillä painetaan vain spottivärejä. Mikäli valmista painoaineistoa ei ole – ei hätää, meiltä saa myös tarvittavat graafiset palvelut.
Pyrimme toimittamaan sähköisen oikovedoksen mahdollisimman pian tilauksen ja aineiston saapumisesta, tällä pyritään riittävällä tavalla kuvaamaan lopputuotetta, jotta mallin tai prototyypin tekemiseltä vältyttäisiin. Toisinaan kuitenkin tehdään mallikansio tuotteen toimivuuden varmistumiseksi.
Vedoksen tarkistaminen
On tärkeää tarkistaa vedos tai malli huolella, sillä niiden oikeellisuudesta vastuu on aina asiakkaalla. Oikovedosta muokataan niin kauan, että se vastaa toiveita. Kun se on hyväksytty, toimitamme kirjallisen tilausvahvistuksen, josta ilmenee tuotteen toimitusaika ja lopulliset kustannukset. Myös tilausvahvistus on tärkeää lukea huolella, jotta varmistutaan tuotteen oikeellisuudesta.
Kun työ on valmis, se toimitetaan sovitulla tavalla.
Tiedonhallinta yrityksissä – kuinka kansiot tehostavat organisointia ja asiakirjojen säilytystä?
Yritysten toiminnan kannalta tiedonhallinta on yksi keskeisimmistä tekijöistä, joka vaikuttaa niin tehokkuuteen, päätöksentekoon kuin asiakaspalveluun. Kun yrityksen tärkeät asiakirjat ja dokumentit ovat järjestelmällisesti hallinnassa, työskentely sujuu nopeammin ja luotettavammin.
Tiedonhallinta on prosessi, jossa tietoa kerätään, järjestetään, säilytetään, käytetään ja lopuksi hävitetään.
Vaikka yhä useammat yritykset siirtyvät digitaalisiin arkistointiratkaisuihin, fyysisillä kansioilla on edelleen tärkeä rooli tiedonhallinnan kannalta. Kansioiden käyttö voi merkittävästi parantaa asiakirjojen organisointia ja säilytystä etenkin silloin, kun tarvitaan nopeaa pääsyä tietoihin ilman digitaalista hakua tai erillisiä ohjelmistoja.
Seuraavaksi esittelemme yrityksen asiakirjahallinnan parhaat käytännöt lyhyessä katsauksessa:
1. Selkeä rakenne ja nopea pääsy tietoihin
Kansiot mahdollistavat asiakirjojen järjestämisen loogisesti ja helposti saatavilla olevalla tavalla. Eri osastojen, projektien tai asiakkuuksien dokumentit voidaan ryhmitellä omiin kansioihinsa, mikä tekee tietojen löytämisestä nopeaa ja vaivatonta.
2. Sopimusten ja tärkeiden asiakirjojen hallinta
Yrityksillä on usein sopimuksia, lupia ja tärkeitä asiakirjoja, jotka on säilytettävä pitkään. Kansioiden avulla ne voidaan arkistoida järjestelmällisesti ja turvallisesti.
3. Brändätty ja ammattimainen ilme
Yrityksen brändiä voidaan vahvistaa personoiduilla kansioilla, joissa on yrityksen logo ja näyttävä, visuaalinen ilme. Tämä tekee asiakirjojen hallinnasta paitsi tehokkaampaa myös ammattimaisemman näköistä esimerkiksi asiakastapaamisissa ja esittelytilanteissa.
4. Arkistointi ja pitkäaikaissäilytys
Vaikka digitaalinen tiedonhallinta on nykyään vakiintunutta, fyysisillä asiakirjoilla on edelleen paikkansa monissa yrityksissä. Kansiot mahdollistavat asiakirjojen pitkäaikaissäilytyksen selkeästi järjestettynä ja helposti saatavilla.
Ykkösmuovin kansiovalikoima: Muovi- ja kartonkikansiot yrityksille
Seuraavaksi esittelemme voimapahvista ja perinteisestä muovista valmistetut kansiot, jotka soveltuvat moneen eri käyttötarkoitukseen ja päivittäiseen työskentelyyn. Saumatut, muoviset rengaskansiot ja voimapahvista valmistetut kansiot ovat suosittuja tuotteita, joita tilataan tasaisesti ympäri vuoden.
Saumattu muovinen rengaskansio – monipuolinen ja käyttöä kestävä
Saumatut, muoviset rengaskansiot ovat monipuolisia ja käyttöä kestäviä kansioita. Kansio kestää kulutusta ja soveltuu työympäristöihin, joissa vaaditaan säänkestävyyttä.
Käyttötarkoitus
Kansiot soveltuvat päivittäiseen työskentelyyn – muovimateriaali kestää kovaa kulutusta. Tyypillisimpiä valmistamiamme kansioita ovat esimerkiksi laitekansiot. Kansioissa säilytetään teknisiä piirustuksia, tärkeitä dokumentteja ja hinnastoja.
Kansiot ovat suosittuja myös mm. kuorokansioina. Tyylikäs, musta ulkoasu, soveltuu hyvin juhlaviin tilaisuuksiin. Muovikansio muovitaskuineen pitää paperit suojattuina ja alkuperäisessä, siistissä kunnossa.
Voimapahvi kansio – huokuu ekologisuutta ja tyyliä
Voimapahvista valmistettu rengaskansio on visuaaliselta ilmeeltään kaunis ja tyylikäs. Kansion viestii ekologisuudesta ja ympäristöarvoista. Kansiot ovat uusiutuvista raaka-aineista valmistettu. Kansioiden kokoa on helppo räätälöidä juuri oikeisiin mittoihin, sillä se ei ole samalla tavalla työkulu sidonnainen kuin laminoidut tai saumatut rengaskansiot.
Käyttötarkoitus
Voimapahvi kansioita käytetään päivittäisessä työskentelyssä, niin toimistossa, työkentällä kuin erilaisissa tilaisuuksissa. Viimeistele kansio näyttävällä silkki- tai foliopainatuksella ja ota kansio mukaasi esimerkiksi alan messuille – samalla viestit tehokkaasti brändistäsi ja ympäristöarvoista. Kansioita voidaan käyttää hinnastojen ja lähetteiden säilyttämiseen sekä näytepalakansioina.
Kansio soveltuu myös arkistointiin. Valitse muovitaskujen materiaaliksi tällöin arkistointikelpoinen muovimateriaali.
Tutustu Green Generation tuotesarjaamme tästä.
Suomalaiset kansioratkaisut
Tiesitkö, että Ykkösmuovin kansioille ja alihankintaratkaisuille on myönnetty arvostettu Avainlippu-merkki, joka takaa tuotteitten kotimaisuuden. Valitsemalla meidät, tuet samalla suomalaista työtä, valmistusta ja yrittäjyyttä.
Näin varmistamme onnistuneen lopputuloksen
Kansion valmistus on prosessi, joka alkaa huolellisesta suunnittelusta ja tiedonkeruusta. Me Ykkösmuovilla haluamme varmistaa, että jokainen tuote täyttää asiakkaan odotukset – siksi kartoitamme tarpeet jo ennen tuotannon aloittamista.
📞 Tarvitsetko räätälöityjä kansioita yrityksellesi? Ota yhteyttä Ykkösmuoviin, niin suunnittelemme ja toteutamme käyttötarkoitukseesi sopivan ratkaisun.